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        韶關市紀委監委檔案管理制度

        發表日期:2020-11-29 09:57:00 來源:
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        韶關市紀委監委檔案管理制度

         

        為加強委機關檔案的科學化、規范化管理,根據《中華人民共和國檔案法》和市檔案工作有關規定,結合委機關實際,特制定本制度。

         

        第一章 檔案管理工作任務

         

        第一條  貫徹執行檔案工作的法律、法規和國家有關方針、政策。

        第二條  制定本機關檔案工作的計劃和有關規章制度。

        第三條  負責本機關每年文書材料的立卷歸檔工作。

        第四條  集中統一管理本機關的全部檔案,負責對本機關各類檔案的鑒定、編目、保管、統計、利用和編研工作,并負責提供利用。

        第五條  對本機關和各室(部)的專門檔案的收集、整理立卷和歸檔工作進行監督和指導。

        第六條   對下級紀檢監察機關的檔案工作進行指導、監督和檢查。

        第七條  按規定期限向市檔案館移交各類檔案,配合檔案鑒定小組,對超過保管期限的檔案進行鑒定和銷毀。

        第八條  定期檢查檔案室各項規章制度的執行情況和庫存檔案現狀,發現問題及時解決,并做好記錄。

         

        第二章  檔案管理歸檔范圍

         

        第九條  按照《檔案法》及有關法律法規的規定,根據委工作的性質、范圍和內容,確定檔案管理歸檔類別包括文書檔案、基建檔案、設備檔案、會計檔案、聲像檔案和案件檔案等。

        第十條  文書檔案,包括本機關在紀檢監察工作中形成的,除紀檢監察案件檔案以外反映機關日常工作活動的,有保存價值的文件材料,具體包括:

        (一)各類會議材料

        1.委領導參加中央紀委、省紀委全會、工作會議、專業會議帶回的文件材料及會議發言材料;

        2.本機關召開的市紀委全會、工作會議、常委會會議、辦公會議、專題會議等各類會議文件材料、會議記錄、重要照片等。

        (二)上級機關制發的文件、電報、材料

        1.中央紀委、省紀委制發的決定、決議、條例、規定、紀要、批復、通知、通報等文件;

        2.本機關代上級機關草擬的重要文件稿和上級領導在有關會議上的講話稿;

        3.中央紀委、省紀委領導來我市各地檢查指導工作時的指示、講話材料及錄音(像)帶、照片、光盤;

        4.省紀委、監委用電子公文傳輸系統發來的文件和重要材料。

        (三)本機關制發的文件、電報、材料

        1.市紀委監委制發、批轉的決定、決議、紀要、規定、報告、通知、通報等文件;

        2.市紀委監委以及辦公室的請示,報告、批復和來往公函等;

        3.市紀委監委派出的調查組形成的調研材料;

        4.市紀委監委工作大事記及反映本機關重要活動的剪報;

        5.市紀委監委編輯的公開或內部發行的簡報、刊物和匯編書籍;

        6.市紀委監委在外事活動和行政事務中形成的文件材料,照片等;

        7.本機關黨組織、工會、婦聯等在工作活動中形成的文件、材料;

        8.本機關內部組織機構的設置、成立、合并、撤銷、更改名稱,人員編制、干部任免、考察、錄用、轉正、定級、調資、獎勵、處分、培訓,離退休、撫恤死亡等文件材料以及黨員、干部年報表。干部職工花名冊等。

        (四)同級機關和非隸屬機關制發的需要本機關貫徹執行和辦理的條例、規定、通知、函件以及財政、計劃審批等文件。

        (五)內部資料

        1.省委、省政府、省委辦公廳、省政府辦公廳有關公文格式的文件;

        2.市委、市政府、市委辦、市政府辦有關公文格式的文件;

        3.上級機關及不相隸屬機關有關單位印發的對本機關工作有指導,參考價值的政策性文件及統計資料、重要情況反映、資料匯編、地方志等。

        第十一條  基建檔案,包括本機關興建辦公樓、宿舍及由本機關立項并主管的各類工程項目,從立項開始至竣工過程中形成的文字、圖表材料;機關房改中形成的有關資料等。

        (一)依據性文件材料:可行性研究、設計任務書、協議書、合同、設計方案、總概算書、有關建設的報批文件、會議紀要。

        (二)基礎性文件材料:選址報告、水文、氣象、交通運輸、供水、供電、地質勘測報告、重用征用土地書、批準使用土地文件和地界圖、地形圖等。

        (三)初步設計階段的材料:初步設計綜合概算書、修正書、初步設計說明書等。

        (四)施工設計階段的材料:總平面布置圖、管網圖、專業施工圖、圖紙會審紀要、設計說明書、計算書、概(預)算書、施工方案等。

        (五)施工、竣工交工驗收的材料:施工協議(合同)、施工組織設計、開工報告、施工記錄。隱蔽工程記錄、原材料代用說明書、試驗記錄、重大技術措施、設計變更通知單、竣工報告、重大質量事故記錄與分析處理結果,安裝試車記錄、竣工圖、工程質量鑒定、交工驗收鑒證單、決算書等。

        (六)使用過程中出現問題的處理和改造、擴建等文件材料。

        第十二條  設備檔案,包括委機關的各類設備,含汽車、計算機、傳真機、復印機、速印機、空調、抽濕機、空氣清新器等。

        (一)購置使用方面:申請購買設備的報告與批復、合同、來往文件、使用說明書、圖紙、安裝資料。

        (二)安裝調試方面:裝箱清單、技術質量證明書、合格證、試車運行記錄、性能測定記錄。

        (三)使用維護管理方面:修改圖、設備維護使用規程、大修計劃、設備報廢、鑒定單及處理走向說明,重大設備事故報告等。

        第十三條  會計檔案,包括本機關的會計報表、會計出納賬簿、會計憑證、機關預算文件等。

        (一)會計報表:年度會計報表、月、季會計報表(包括文字分析)、主要財務指標。

        (二)會計出納賬簿:日記賬(包括現金和銀行存款記賬)、明細賬、總賬、固定資產賬卡、輔助賬。

        (三)會計憑證:會計原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和銀行存款余額調節表。

        (四)其它資料:機關預算文件、收據單、移交清冊、銷毀清冊。

        第十四條  聲像檔案,包括反映本機關各項工作、活動的照片、錄音、錄像和視頻;本機關組織拍攝的電視錄像片、廉政教育片等。

        第十五條  案件檔案,包括本機關在履行紀檢監察職責,查辦各種違紀違法案件以及受理相關人員的控告、申訴等工作中形成的已經處理完畢的,具有保存價值的已立案核查卷,審理卷,申述、復核卷,未立案初核、了結卷,信訪案卷等。

         

        第三章  檔案管理歸檔要求

         

        第十六條  應歸檔的文件要收集齊全,確保檔案完整。

        第十七條  根據有關規定,對屬歸檔范圍的文件材料按有關規定確定保管期限,保管期限分永久、長期(30年)、短期(10年)三種。

        第十八條  對屬各類檔案歸檔范圍的文件材料,確定專職檔案員負責收集、保管。專職檔案員應定期檢查,保證及時收集保管好應歸檔材料。本單位其他工作人員應積極提供材料,配合專職檔案員做好檔案材料收集工作。

        第十九條  歸檔材料的立卷裝訂工作由專職檔案員負責,每年六月底前應完成上一年度檔案的立卷工作。

        第二十條  專業立卷工作按有關規范標準執行。立卷人應在所立案卷的備考表上簽名,檔案案卷應經本單位有關領導和業務室(部)檢查,不符合要求的立卷人要重新整理。

         

        第四章  檔案查閱、借閱規定

         

        第二十一條  查閱檔案應辦理登記手續,查閱專業檔案和密級文件要填寫《市紀委監委查閱借閱檔案室專業檔案和密級文件申請表》(見附件)。凡需介紹信和有關證明才能閱檔的,要認真驗看有關憑證,按憑證上指定的查閱范圍接待閱檔者。

        第二十二條  檔案一般不外借,如確因工作需要外借的,應由委領導批準,辦理外借手續,借閱專業檔案和密級文件要填寫《市紀委監委查閱借閱檔案室專業檔案和密級文件申請表》。外借時間一般不得超過兩周,延長借閱時間需另辦理續借手續。

        第二十三條  借出的檔案,不得轉借他人,不得隨意涂改、拆卷、劃圈、眉批、增刪、抽頁、剪裁或污損,一旦發現上述情況,按有關規定嚴肅處理。

        第二十四條 密件檔案按保密規定查閱、借閱。

         

        第五章  檔案統計規定

         

        第二十五條  檔案統計工作要堅持實事求是的原則,統計資料必須真實、準確、完整、可靠。

        第二十六條  要及時對檔案的收進、移出、銷毀和實存數量進行統計。

        第二十七條  統計資料要定期匯總。年終要對室藏檔案資料進行一次全面清點,做到帳物相符。

        第二十八條  按統一規定和要求填制、報送有關檔案管理各項統計數據和各類統計報表,客觀反映檔案工作現狀。

        第二十九條  對檔案統計資料不斷進行加工整理和分析研究,及時掌握檔案情況和信息,進一步提高檔案工作的管理水平。

         

        第六章  檔案鑒定銷毀規定

         

        第三十條   檔案的鑒定、銷毀工作要根據國家有關檔案保管期限的規定,對保管期滿的檔案進行鑒定,將確無保存價值的檔案材料剔除銷毀。

        第三十一條  鑒定檔案時要堅持全面的、歷史的、發展的觀點,全面地考察檔案的價值,不能憑個人的主觀意志和目前利用的需要來確定檔案的價值。

        第三十二條  由分管檔案工作的領導、檔案工作人員和檔案立卷室(部)有關人員組成檔案鑒定小組。

        第三十三條  鑒定小組人員對檔案進行鑒定,寫出鑒定報告。對失去保存價值需要銷毀的檔案進行登記造冊,報主管領導審批后銷毀。

        第三十四條  銷毀檔案須有兩名監銷人。監銷人在銷毀檔案前,要認真清點復核;檔案銷毀后,要在銷毀清冊上簽字。

        第三十五條  檔案鑒定過程中形成的鑒定報告、銷毀清冊等材料應立卷歸檔,妥善保存。

         

        第七章 檔案保密規定

         

        第三十六條  檔案工作人員必須嚴格執行黨和國家的保密政策和制度,增強保密意識,克服麻痹思想,有效地保護和利用檔案。

        第三十七條  檔案工作人員非工作需要不隨意談論檔案內容,不泄露屬于國家機密的檔案資料,不擅自提供、翻印、復制、抄錄、攜帶、銷毀屬于國家秘密的檔案資料。

        第三十八條  凡屬保密檔案,不得利用公開的報刊、書籍、展覽、廣播、錄像等進行傳播。

        第三十九條  利用者查閱密級檔案,必須履行批準手續,并且只限于在檔案室內查閱。利用者不得擴散檔案機密。

        第四十條    接收、保管、提供利用檔案時,按有關規定認真核對、登記,做到手續嚴格,賬目清楚無誤。

        第四十一條  定期檢查檔案的保密情況,發現問題及時上報和處理。

        第四十二條  對失泄密事件或違反保密規定的行為,要認真追查,嚴肅處理。

         

        第八章 檔案室管理規定

         

        第四十三條  檔案室是保管檔案的機要重地,工作人員要忠于職守,嚴禁無關人員進入。

        第四十四條  檔案室檔案要科學合理地進行系統排列、上架。工作人員要熟悉所存檔案內容和存放位置,能及時準確地提供服務。

        第四十五條  檔案室要按照“二十防”要求,切實采取防盜、防火、防雷、防震、防水、防潮、防高溫、防霉、防蟲、防鼠、防光、防塵、防磁、防污染、防腐蝕、防輻射、防汛、防臺風、防失泄密、防電子病毒等措施,確保檔案絕對安全。

        第四十六條  做好檔案室內溫濕度記錄,保持室內適宜的溫濕度。

        第四十七條  檔案的移出、接收、保管、利用等情況要及時進行清點、登記和統計。

        第四十八條  檔案管理人員因工作調換或調動,要辦理好交接手續,嚴格核實交接的檔案。

         

        第九章 附則

         

        第四十八條  本制度由辦公室負責解釋,自印發之日起執行。

         

         

        附件:市紀委監委查閱借閱檔案室專業檔案和密級文件申請表


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